Latar Belakang
Dalam instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah tidak lepas dari aktivitas surat menyurat. Dimana surat masih digunakan sebagai media
komunikasi utama. Surat yang dikeluarkan oleh instansi bertujuan untuk menyampaikan informasi dalam kegiatan administratif. Sehingga isi surat harus
informatif dan jelas tujuan pembuatannya. Hal tersebut harus dipenuhi karena beberapa surat yang dikeluarkan oleh instansi merupakan alat bukti yang sah.
Dari hasil survey inventor ke beberapa Desa dalam lingkup Kecamatan berbeda di Kabupaten Tegal dengan metode random sampling ditemukan beberapa
masalah diantaranya :
1. Proses pembuatan surat menyurat yang masih menggunakan cara konvensional. Penggunaan aplikasi Microsoft
Office - Word menuntut kemampuan sumber daya manusia yang mumpuni dibidang komputer. Dimana tidak
semua aparatur di Desa mempu mengoperasikan computer dan aplikasi Microsoft Office - Word.
2. Pelayanan surat bergantung terhadap staf administrasi tertentu yang memampu mengoperasikan computer.
Apabila staf tersebut berhalangan hadir atau tugas di tempat lain maka warga harus menunggu hari berikutnya.
3. Di beberapa kasus, terjadi salah pengetikan data surat misalnya nama, tanggal lahir, NIK, dan lainnya sehingga
boros kertas. Hal ini bertolak belakang dengan Wacana Bupati Tegal untuk mengurangi kertas (Paperless)
dilembaga pemerintah kabupaten Tegal.
4. Pencatatan administarasi nomor surat dan penyimpanan dokumen yang kurang baik.
5. Format surat menyurat antar Desa juga tidak sama sehingga dibutuhkan penyeragaman format surat untuk
menghindari perbedaan persepsi antar lembaga pemerintah.
Perkembangan teknologi internet dan website diharapkan dapat memecahkan masalah tersebut. Dengan teknologi tersebut kami memanfaatkan akses tak
terbatas, tanpa terhalang jarak, ruang, dan waktu mempermudah pekerjaan aparatur desa dalam melayani surat menyurat bagi warganya. Dalam hal ini kami
mengembangkan aplikasi “Suratman” berbasis website.

Keunggulan yang ditawarkan dan perbedaan bila dibandingkan dengan penemuan sebelumnya
yang sejenis:
1. Suratman fokus pada layanan surat menyurat terhadap masyarakat.
2. Suratman memiliki fitur import data dari file excel sehingga mempermudah admin dalam mengisi data
pengguna (warga) secara masal.
3. Suratman memiliki fitur penomoran surat otomatis tanpa harus menginput manual nomor surat.
4. Suratman mudah digunakan tanpa harus melakukan proses mengetik apapun dalam pembuatan suratnya.
Proses pengetikan dilakukan hanya ketika login.