Penyelenggaraan good corporate governance atau tata kelola yang baik merupakan komitmen yang muncul karena tuntutan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang lebih optimal. Kecepatan dan keakuratan pelayanan menjadi salah satu tolak ukur dalam menilai kesuksesan birokrasi dalam suatu instansi/perusahaan. Namun untuk mewujudkannya, diperlukan kerjasama antara pemerintah, swasta, dan masyarakat.

Pemerintah juga dituntut untuk memiliki komitmen bisa menerapkan pemerintahan yang baik atau good governance untuk mengatasi berbagai macam permasalahan yang ada di Indonesia. Good governance, diharapkan dapat membantu mengintegrasikan peran pemerintah, sektor pemerintah, dan masyarakat agar pelaksanaannya bisa menjadi lebih efektif, efisien, dan bisa dipertanggungjawabkan.

Dalam penataan birokrasi, pemerintah terus membenahi birokrasi. Kementerian yang bertugas menata aparatur negara, yaitu Kementerian Pendayaan Aparatur Negara, sejak tahun 2009 diubah namanya menjadi Kementerian Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Perubahan ini merupakan komitmen  pemerintahan untuk tidak hanya mengelola dan mengatur aparatur negara, tetapi juga melakukan lompatan-lompatan reformasi dalam birokrasi yang dirasa masih banyak hambatan.

 Diantara upaya reformasi yang dilakukan pemerintah adalah dengan menerbitkan Peraturan Bersama SKB Tiga Menteri yaitu Menkeu, Mendagri serta Menpan dan RB pada tanggal 24 Agustus 2011, Perihal :  Penundaan Sementara (moratorium) Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil. Terbitnya Peraturan Bersama ini adalah dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia serta efisiensi anggaran belanja pegawai yang telah ada. Salah satu implementasinya adalah penataan organisasi dan penataan Pegawai Negeri Sipil, dimana penambahan CPNS harus berdasarkan analisis jabatan dan perhitungan yang sungguh-sungguh diperlukan.

Sekolah, khususnya sekolah Negeri sebagai salah Lembaga yang bertugas melayani kebutuhan dasar Pendidikan bagi masyarakat juga merasakan dampak dari adanya moratorium ini.  Sesuai Pasal  2, Peraturan Bersama diatas, bahwa yang dikecualikan untuk ditunda pengadaannya adalah tenaga pendidik, tenaga dokter dan perawat, serta jabatan yang bersifat khusus dan mendesak. Staff Tata Usaha di satuan pendidikan, meski berada pada lembaga yang menangani pendidikan secara langsung, tidak digolongkan sebagai  pendidik  sehingga  tidak termasuk dalam ketiga pengecualian kriteria moratorium tersebut, sehingga masuk dalam formasi PNS yang terdampak moratorium tersebut.

Selain dampak moratorium PNS sesuai SKB diatas, kondisi kekurangan pegawai juga terjadi pada sekolah dampak dari adanya Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 Tentang Manajemen Pegawai Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja.  Turunan dari PP tersebut, termasuk di Provinsi Jawa Tengah, adalah adanya larangan Kepala Dinas/ Organisasi Perangkat Daerah untuk mengangkat GTT/ PTT barudan hanya boleh mendapat tambahan dari pegawai yang diterima melalui skema P3K (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja) dimana seluruh prosesnya diatur oleh Kemenpan RB. GTT/PTT yang terlanjur ada  di sekolah yang bisa dibayar  melalui dana BOP (Bantuan Operasional Sekolah) sebagai pendamping BOS (Bantuan Operasional)  hanya pegawai yang telah diangkat sebelum tahun 2019. Jika setelah tahun 2019  terjadi adanya GTT/ PTT yang masuki masa pensiun, maka tidak bisa diangkat pegawai penggantinya.

Efek dari adanya moratorium PNS dan pelarangan pengangkatan GTT/PTT  baru tersebut, adalah berkurangnya Tenaga Kependidikan pada sekolah-sekolah negeri akibat banyaknya Tenaga Kependidikan  yang memasuki purna tugas tetapi belum bisa digantikan dengan PNS yang baru maupun penambahan  pegawai tidak tetap.

Akibat adanya pengurangan PNS, dan juga pegawai Non PNS Tenaga Kependidikan di sekolah-sekolah negeri, maka beban kerja pegawai Tata Usaha pada sekolah-sekolah tersebut akan semakin besar karena bertambahnya rasio pegawai dan pekerjaan yang ada.  Masalah yang timbul akibat hal ini  diantaranya   :

1. Semakin beratnya beban kerja personil  Tata Usaha di sekolah.
2. Pengelolaan Persuratan, sebagai bagian dari tugas  Tata Usaha di sekolah menjadi lebih lambat jika tetap menggunakan cara-cara lama, karena personil yang semakin berkurang.
3. Tenaga kependidikan, siswa, alumni dan masyarakat yang memerlukan layanan persuratan menjadi lebih lama menunggu manakala membutuhkan layanan persuratan.
4. Belum adanya aplikasi yang digunakan di sekolah yang khusus untuk penanganan persuratan yang bisa digunakan dengan efektif, efisien dan berbiaya murah.

Gita Laras bukanlah aplikasi pertama yang fungsinya untuk pengelolaan Tata Kelola Pesuratan. Aplikasi persuratan yang sudah ada terbagi menjadi aplikasi yang disediakan pemerintah, dan aplikasi yang dikembangkan pihak swasta.

Untuk aplikasi tata kelolapersuratan yang dikembangkan pemerintah diantaranya dari Badan Arsip Nasional yang telah mengeluarkan aplikasi Srikandi ( https://srikandi.arsip.go.id/ ) untuk bisa digunakan oleh Kementerian, Badan, Lembaga dan Pemerintah Daerah di Indonesia, sedangkan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah telah meluncurkan aplikasi TATA PRAJA ( https://tatapraja.jatengprov.go.id/ ), untuk digitalisasi persuratan semua Dinas dan SKPD di Jawa Tengah. Kendala yang ada adalah sampai saat ini sekolah belum diijinkan untuk menggunakan kedua aplikasi tersebut secara penuh, baru sampai pada Dinas/ SKPD. Kelebihan Gita Laras dibandingkan dengan Srikandi dan Tata Praja adalah :

1. Tidak memerlukan server khusus, menggunakan server Google Workspace, sehingga lebih stabil dan hampir tidak pernah terjadi gangguan layanan server.
2. Lebih flexible untuk di custom sesuai dengan kebutuhan sekolah, untuk penambahan menu-menu baru yang dibutuhkan.
3. Penggunaan database lebih baik dan lebih mudah di custom, diantaranya penarikan/ penggunaan data untuk saling terkoneksi, misalkan data Surat Masuk yang bisa digunakan untuk digunakan saat membuata Surat Keluar, yang di Tata Praja belum bisa dilakukan.
4. Semua sekolah baik Negeri maupun Swasta bisa menggunakan/ menduplikasi tanpa harus melalui ijin dengan proses yang cukup panjang.
5. Kapasitas yang bisa diatur oleh sekolah, tanpa dibatasi kuota oleh penyedia aplikasi.
6. Umur simpan dokumen yang bisa diatur sendiri oleh sekolah.
7. Pengaturan Hak Akses yang bisa diatur oleh sekolah, bukan berdasar hirarki jabatan di kedinasan.
8. Hak akses admin di maisng-masing sekolah, sehingga jika ada kendala bisa segera ditangani. Untuk aplikasi yang terpusat dengan jumlah pengguna yang banyak, pelayanan admin bisa terkendala karena banyaknya pihak yang harus dilayani.
9. Bisa diintegrasikan untuk keperluan/ aplikasi lain.

Kelebihan Gita Laras dibandingkan dengan aplikasi tersebut adalah :

1. Murah, karena semua komputasi dilakukan di sisi server google sehingga user/ sekolah tidak perlu menyediakan/ menyewa server khusus untuk aplikasi. Dengan Google Workspace for Education, semua layanan sudah tersedia dengan gratis, sedang dengan aplikasi yang ada sebelumnya, harus membayar berbagai komponen biaya seperti server, instalasi aplikasi, maintenance dan biaya berlangganan bulanan yang wajar dikeluarkan jika menggunakan layanan dari pihak penyedia jasa.
2. Terintegrasi dengan layanan WhatsApp. Notifikasi yang biasanya harus diakses dengan Login menggunakan username dan pasword atau mendapat kiriman email notifikasi, pada Gita Laras, notifikasi maupun pembuatan disposisi, sub disposisi serta laporan dan tracking surat, bisa dilakukan cukup dengan WhatsApp, sehingga user non admin tidak diharuskan memiliki username dan pasword untuk mengakses. Semua bisa dilakukan dengan Single Sign On untuk mengakses berbagai fitur layanan Tata Kelola Persuratan cukup dengan nomor WhatsApp yang tercatat. Hal ini diklaim lebih aman dibandingkan dengan aplikasi berbasis website yang emnggunakan Username dan Pasword yang bisa saja digunakan orang lain yang tidak berhak.